Muhasebe ve finansal dokümanlar, kurumsal iletişim departmanlarına ait gazeteler ve arşivlik dokümanları, satın alma onayları derken her şirkette her gün onlarca sayfa ve doküman oluşuyor. Bunların da doğru ve sağlam bir şekilde arşivlenmesi kimi durumda hukuksal bir zorunluluk kimi zaman da ise şirket kültürünün gelecek nesillere aktarılabilmesi adına bir gereklilik olarak şirketlerin karşısına çıkıyor. Birçok şirket bu arşivleri öneminin farkında olarak arşivlemenin doğru yapılması adına dönemsel olarak eleman görevlendirilmektedir.
Arşivlerin Doğru Koşullarda Saklanması
Hukuksal zorunluluk ya da şirket kültürü için gereklilik olsun, arşivlerin doğru bir şekilde hazırlanıp klasörlenmesi kısa vade için bir çözümdür. Bu klasörlerin hazırlanmasından sonra, doğru ve uygun koşullarda saklanması gerekmektedir. Bunun için de şirketlerde arşiv odaları bulunmaktadır. Ayrılan bu arşiv odalarında aylarca hatta yıllarca bu klasörlerde ya da kutularda hazırlanan arşivler saklanmaktadır.
Buralarda ahşap dolaplar yerine kullanılacak metal klasör dolabı hem daha ince malzemeden imal edildiğinden daha az yer kaplamasıyla, hem ahşap ve benzeri malzemelere oranla çok daha sağlam olmasıyla, hem de daha az toz üretmesi ile tercih edilebilir ürünlerdir. Özetle, çeşitli nedenlerle saklanması ve yıllar boyunca sağlam kalması önemsenen dokümanlar için saklama koşulları da önemsenmelidir ve ahşap ya da farklı bir malzemeden dolap ya da raf sistemleri yerine metal klasör dolabı tercih edilmelidir.
Arşiv Dışı Kullanım
Çeşitli nedenlerle önemli olan dokümanlar arşiv amaçlı olarak saklanmasının yanı sıra günlük kullanımda da benzeri nedenlerle daha kullanışlı olma yönü ön plana çıkmaktadır. Öncelik olarak daha az yer kaplaması, klasörler göz önünde bulundurarak ölçülendirilip üretilmesi, daha az toz tutması gibi özellikleri metal klasör dolabı kullanımını ön plana çıkaran özelliklerden bir kaçıdır. Buna ek olarak hem arşivleme hem de ofis içi kullanımda bahsedilmesi gereken bir diğer özelliği de uzun dönemli kullanım ve sağlamlığıdır. Metal malzeme olarak birçok diğer dolap üretim malzemelerinden daha uzun dönem aynı formu koruyabilen, sağlam ve zarar görmesi zor olan bir malzemedir. Sağlamlığı, özel olarak klasörler için üretilmesi, daha az yer ve daha az toz tutması ile özellikle tercih edilebilecek bir üründür.
Bir cevap yazın